Preventivo sito web a Cagliari: come leggerlo voce per voce.

Un preventivo serio per un sito web non si misura a pagine: quattro bastano, se dicono le cose giuste. Separa quello che pagate una volta da quello che pagate ogni mese. Elenca cosa comprende ciascuna voce, dichiara cosa resta fuori dal perimetro e dice quando il lavoro diventa vostro. Se quello che avete davanti è una pagina con tre righe e un totale, avete in mano un prezzo, e un prezzo da solo non ha righe da confrontare.

Un'impresa di dieci persone a Cagliari chiede tre preventivi per rifare il sito e riceve 2.500€, 6.000€ e 10.000€. Il terzo costa quattro volte il primo. I tre documenti non hanno una sola voce in comune: il primo sta in mezza pagina, il terzo ne occupa quattordici. Per chi compra un sito una volta ogni cinque o sei anni sono tre versioni della stessa cosa, e l'unico numero leggibile è il totale in fondo.

Le 7 voci che un preventivo per un sito web deve esplicitare

Ogni voce mancante è una zona grigia che il fornitore riempirà dopo la firma, quasi mai a vostro favore.

1. Discovery e analisi. Quante ore o giornate, con quali persone, e cosa produce. Senza una fase di analisi il progetto parte con lo scope che ha immaginato il fornitore leggendo la vostra email di richiesta.

2. Design. Il punto più spesso lasciato vago. Il preventivo deve dire se il design è custom o basato su un tema acquistato, quanti mockup sono inclusi e quante revisioni per mockup. Deve dire anche se vedrete il progetto prima dello sviluppo o dopo. Il peso di questa voce va oltre il gusto del CEO. La ricerca del Persuasive Technology Lab di Stanford, condotta su oltre 2.500 partecipanti, ha rilevato che l'aspetto visivo è il fattore più citato quando gli utenti valutano la credibilità di un sito.

Noi partiamo dal design: il progetto comincia da lì, e il cliente vede un prototipo navigabile prima che parta lo sviluppo, con la direzione artistica in capo a un lead designer per tutto il percorso. La domanda da fare al fornitore è a che punto del progetto vedrete qualcosa. Se il primo materiale guardabile arriva a sviluppo già avviato, ogni modifica costa molto di più di quanto sarebbe costata prima.

3. Sviluppo frontend e backend. Con lo stack dichiarato per nome. «Sviluppo del sito» è un titolo di capitolo: la voce vera dichiara framework, CMS e giornate stimate per ciascuno.

4. CMS e licenze. Quale sistema di gestione contenuti, e soprattutto: ci sono licenze annuali di tema o plugin? Chi le paga dal secondo anno? A nome di chi sono intestate?

Il nome del CMS da solo non vi dice se andrà bene. Tre domande lo mettono alla prova meglio di qualunque scheda tecnica.

Chi può cambiare cosa senza chiamare il fornitore. Fatevi mostrare dal vivo come si modifica un testo, come si aggiunge una pagina e come si carica un'immagine. Se ogni operazione passa da un ticket, il costo vero del CMS non è la licenza: sono le settimane di attesa e le ore del vostro team.

Cosa succede ai contenuti se cambiate piattaforma. Chiedete se esiste un'esportazione completa e in che formato esce. Da un CMS in cui i contenuti si recuperano solo a mano uscirete pagando, tra quattro o cinque anni, quanto costa oggi metà del sito.

Quanto costa stare fermi. Sommate le licenze annuali di tema e plugin, il canone del CMS se c'è, e l'hosting. È la cifra che pagate ogni anno anche in un anno in cui non toccate una riga del sito.

5. Contenuti. Chi scrive i testi, chi fornisce le foto. Nei preventivi che leggiamo per i clienti questa voce compare in fondo, in caratteri piccoli, come «contenuti a carico del cliente». Se accanto a quella riga manca una data di consegna dei testi, la data di lancio del sito è una stima ottimistica.

6. SEO tecnica di base. «SEO inclusa» da sola non dice nulla. Il preventivo deve elencare le attività: redirect dalle vecchie URL, meta tag, sitemap, dati strutturati, verifica in Search Console. Sono voci definite e verificabili una per una, e la documentazione ufficiale di Google Search Central elenca cosa rientra in questo perimetro. La checklist tecnica che passiamo in collaudo prima di mandare online un sito ha 59 controlli, dai blocchi nel robots.txt ai Core Web Vitals. Non serve che il vostro fornitore ne dichiari altrettanti: serve che ne dichiari qualcuno, per nome. Il posizionamento continuativo è un'altra attività, con un altro budget e una riga a parte.

7. Hosting e manutenzione del primo anno. Cosa comprende la voce «manutenzione»: aggiornamenti, backup, sicurezza, o anche modifiche ai contenuti? E quanto costa dal secondo anno?

Sull'hosting il preventivo dovrebbe dire dove gira il sito, non solo quanto costa tenerlo acceso. Un hosting condiviso, tipo Aruba, e un'infrastruttura cloud gestita su AWS sono due voci di spesa diverse e due mestieri diversi. Il primo va benissimo per un sito vetrina. Il secondo si giustifica quando ci sono traffico, integrazioni o picchi da reggere, e va configurato da chi sa farlo: noi lavoriamo su AWS per i progetti che lo richiedono. Nella direzione opposta, un sito statico può stare a costo zero sulla rete di distribuzione globale di un provider di CDN, con tempi di risposta migliori di parecchi hosting condivisi a pagamento. Se il preventivo non nomina nessuna delle tre strade, chiedete quale state comprando.

Perché tre preventivi per «lo stesso sito» differiscono del 300%

I tre fornitori stanno preventivando tre progetti diversi. Voi avete chiesto «un sito aziendale», e ognuno ha riempito l'ambiguità con l'ipotesi più vicina al lavoro che fa di solito.

Il primo ha immaginato un tema acquistato e personalizzato, quattro pagine, contenuti forniti da voi, nessun collaudo strutturato. Il secondo un design su misura, otto pagine, un giro di revisioni, i testi scritti da un copywriter. Il terzo un progetto con discovery, prototipo navigabile, integrazione con il gestionale, formazione del vostro team e novanta giorni di supporto post-lancio.

Tutti e tre vendono qualcosa di reale, con la stessa etichetta su tre contenuti diversi. Le fasce di prezzo per tipologia di progetto le abbiamo dettagliate nella guida su quanto costa realizzare un sito web a Cagliari. Prima di mettere le offerte in colonna, stabilite in quale fascia ricade ciascuna.

Il mismatch più costoso è comprare la tipologia sbagliata: un'azienda strutturata che compra una vetrina e la rifà da capo diciotto mesi dopo, pagando due volte. Se non siete sicuri della vostra categoria, applicate le tre tipologie di progetto come primo filtro, prima ancora di leggere i numeri.

I costi che nel preventivo non ci sono, e arrivano dopo

Il prezzo di copertina è il costo di ingresso. Queste sono le voci che arrivano nei dodici mesi successivi: mettetele nella stima adesso, accanto al prezzo di copertina.

• Licenze annuali di tema e plugin premium. Costano da 50 a 300€ ciascuna, e un sito su misura ne usa spesso cinque o sei. È la voce che pesa di più sui progetti WordPress e Shopify, dove parecchie funzioni arrivano da componenti di terzi, ognuno con il suo canone. Noi lavoriamo nella direzione opposta: dove ha senso sviluppiamo la funzione invece di affittarla, e su Shopify installiamo applicazioni nostre al posto di quelle a canone. Il conto annuale delle licenze scende, e con lui il numero di fornitori esterni da cui dipendete per far funzionare il vostro sito.

• Hosting, se non incluso oltre il primo anno.

• Revisioni oltre quelle incluse, fatturate a ore. Se il preventivo non dichiara il numero, chiedete al fornitore di scriverlo prima della firma: dopo lo decide lui.

• La «manutenzione» non definita. È la voce più ambigua dell'elenco, e il fornitore la rinnova ogni anno finché qualcuno in azienda non chiede cosa contiene.

• Le modifiche che il vostro team non può fare da solo. Se il CMS è ostile, ogni cambio di testo diventa un ticket. Il costo non compare a listino: lo pagate in settimane di attesa e in ore del vostro team.

Nessuna di queste voci viene nascosta di proposito. Non sta nel documento che state confrontando, e tanto basta a farvi scegliere l'offerta sbagliata. Sommatele adesso, riga per riga, accanto al prezzo di copertina.

I red flag: quando un preventivo vi sta dicendo di scappare

Un prezzo basso può riflettere uno scope più piccolo che a voi basta. Fate la domanda in un modo solo: «cosa non è incluso rispetto a queste altre due offerte?». «Perché costi meno?» mette il fornitore sulla difensiva e vi fa perdere la riunione. Se la risposta arriva precisa, con design da template, contenuti a carico vostro e nessun collaudo cross-browser, avete un'offerta onesta su uno scope ridotto. Se la risposta è «il nostro processo è più efficiente», chiedete quante ore di design e collaudo sono finite a preventivo.

La griglia per confrontare un preventivo sito web a Cagliari

Prendete un foglio, mettete una voce per riga e un fornitore per colonna, e compilate. Segnate le caselle che restano vuote: sono le voci che quel fornitore ha lasciato fuori dal documento.

Le voci da mettere in riga sono diciotto.

• Tipologia di progetto

• Prezzi IVA esclusa o inclusa

• Una tantum e canone separati

• Design custom o template

• Mockup inclusi, prima o dopo la firma

• Revisioni incluse (numero)

• Chi scrive i contenuti

• Stack e CMS dichiarati

• Licenze annuali e a carico di chi

• SEO tecnica: attività elencate

• Collaudo e test dichiarati

• Formazione del team inclusa

• Ore di supporto incluse nel canone

• Proprietà del codice a saldo

• Costo anno 1

• Costi ricorrenti anno 2

• Costi ricorrenti anno 3

• Totale a 3 anni

L'ultima voce, il totale a tre anni, è quella che cambia le decisioni. Un'offerta da 8.000€ con 2.000€ l'anno di canoni costa 14.000€ in tre anni: 8.000 di sviluppo più 2.000 per ciascuno dei tre anni. Un'offerta da 14.000€ senza ricorrenti ne costa 14.000€, e a fine periodo l'asset è vostro. Sulla riga del prezzo di copertina la prima vince del 43%. Sulla riga del totale a tre anni pareggiano, e la differenza si sposta su cosa possedete alla fine.

Se un fornitore non vi dà gli elementi per compilare la sua colonna, mandategli la griglia vuota e chiedetegli di riempirla per iscritto prima del prossimo incontro.

Le righe che stanno in fondo, dopo il totale

Il documento non finisce al totale. Sotto ci sono le condizioni di acquisto, ed è lì che si decide cosa succede quando il progetto si sposta di un centimetro rispetto a come l'avevate immaginato. Un fornitore che le esplicita vi sta dando informazione, non burocrazia. Sono cinque righe, e si leggono in due minuti.

Il perimetro e la regola che lo governa. La formula da cercare è quella del tutto incluso o escluso: il prezzo copre esclusivamente quanto elencato, e ogni attività non citata viene quotata a parte. Letta di fretta sembra sfavorevole a voi. È il contrario: toglie la discussione a metà progetto su cosa fosse compreso.

Le spese vive di terze parti. Licenze, software, servizi esterni. Il preventivo deve dire a carico di chi sono, e di norma restano al cliente.

Quando il lavoro diventa vostro. La formula corretta è il trasferimento dei diritti al saldo integrale delle fatture. Prima del saldo il materiale non è utilizzabile: è il modo standard di scriverlo e protegge entrambe le parti.

Cosa contiene il canone, in numeri. Un costo mensile ricorrente deve dichiarare i propri limiti: quanta banda, quanto spazio su database e storage, quante email. Deve dire anche se le ore di supporto sono incluse o si quotano a parte. Un canone senza limiti scritti verrà rinegoziato al primo picco di traffico.

I termini di pagamento e cosa succede se slittano. Le rate, gli interessi in caso di ritardo, e se il fornitore ha facoltà di sospendere il lavoro. Vale in entrambe le direzioni.

La data di scadenza. Un preventivo con una scadenza è normale, e vi dice entro quando quel prezzo resta valido. Oltre quella data i costi possono essere rivisti, ed è giusto così per entrambi.

Il preventivo per un sito WordPress: le voci specifiche da controllare

Per molti progetti WordPress è la scelta giusta, in particolare nella fascia vetrina e aziendale base. La piattaforma funziona. Il punto debole sta nei preventivi: «lo facciamo in WordPress» suona come una specifica tecnica e lascia aperto tutto quello che conta, dal tema alle licenze.

Sui siti WordPress che ereditiamo da altri fornitori il problema ricorrente non è il codice. È la somma di un progetto rimasto anni senza manutenzione e di un hosting sottodimensionato. Su un sito di un cliente abbiamo misurato il punteggio di PageSpeed Insights prima e dopo il solo spostamento su un'infrastruttura adeguata, senza toccare una riga di codice: da 38 a 77. Per questo proponiamo WordPress quando in azienda c'è già familiarità con lo strumento, e negli altri casi preferiamo un'architettura headless sui nostri server. Se restate su WordPress, mettete queste quattro domande nella mail di risposta.

Tema acquistato o sviluppato su misura? Se acquistato, quale, e quanto costa la licenza al rinnovo annuale.

Quali plugin, e a carico di chi sono le licenze? Un sito aziendale medio ne usa da cinque a dieci. Alcuni sono gratuiti, altri costano 80-200€ l'anno ciascuno. Chiedete l'elenco scritto nel preventivo, con il costo di rinnovo accanto a ogni riga.

Su ogni plugin a pagamento vale la pena chiedere cosa fa e perché serve. Una parte di questi canoni copre scorciatoie: un componente installato per risolvere in fretta qualcosa che si poteva fare direttamente nel tema, e che da lì in poi pagate ogni anno. Non è sempre la scelta sbagliata, un plugin maturo e mantenuto costa meno di due giornate di sviluppo. Ma tra le due strade dovreste scegliere voi, prima della firma, invece di scoprire la voce al primo rinnovo.

Chi fa aggiornamenti, backup e interventi di sicurezza, e con quale frequenza? WordPress richiede manutenzione attiva. È il punto su cui torniamo più spesso quando ereditiamo un sito da un altro fornitore: plugin fermi a versioni vecchie di anni. Con loro restano aperte le falle di sicurezza che nel frattempo sono state scoperte e chiuse per tutti gli altri. Fate scrivere nel preventivo la cadenza degli aggiornamenti e chi risponde se il sito va giù.

È previsto un ambiente di staging? Il vostro team prova le modifiche su una copia prima di mandarle online, oppure le pubblica sul sito vero e le corregge dopo?

Un preventivo WordPress che risponde a queste quattro domande per iscritto vi dà quattro righe da confrontare. Uno che le lascia implicite sposta gli stessi costi a dopo la firma, quando la trattativa non c'è più.

Cosa fare adesso

1. Compilate la griglia con i preventivi che avete già. Le celle che restano vuote sono la vostra lista di domande per il prossimo giro di incontri.

2. Calcolate il totale a tre anni per ciascuna offerta, sommando canoni e licenze al prezzo del primo anno. Con i ricorrenti dentro, l'ordine delle offerte può ribaltarsi.

3. Chiedete le esclusioni per iscritto a tutti e tre i fornitori, con la stessa email. Mettete le tre risposte una accanto all'altra e riportatele nelle righe della griglia.

4. Fate allegare al contratto il preventivo che scegliete. Se il preventivo non è parte del contratto, descrive ciò di cui avete parlato, non ciò che avete comprato.

Queste osservazioni vengono dai preventivi che leggiamo per i nostri clienti, aziende che vanno dalla piccola impresa locale a gruppi fino a 100 milioni di fatturato, tra cui CAO Formaggi e il Pastificio Cellino. La griglia qui sopra è la stessa che compiliamo quando qualcuno ci chiede un secondo parere su offerte ricevute da altri.

Se la griglia vi ha già dato la risposta, avete risparmiato una riunione e un preventivo.